Avtalsvillkor

Avtal beträffande Centsoft Invoice, lösning för elektronisk leverantörsfakturahantering.

 

§ 1 Bakgrund

Kunden har tagit beslut att införa elektronisk hantering av sina leverantörsfakturor. Med detta avses verktyg för ärendehantering av leverantörsfakturor. Syftet är att få en effektivare hantering av inkommande fakturor och minska tiden som används i organisationen för hantering av dessa.

 

§ 2 Beskrivning av leverans

Leveransen består av Centsoft Invoice för flödeshantering av leverantörsfakturor. Integration kommer att göras med kundens ekonomi/affärssystem. Utöver denna mjukvara ingår installation, konfiguration och utbildning i Centsofts leverans. Kunden väljer mellan nedanstående alternativ. Priser står i separat prislista.

Snabb tolkning (ReadSoft Online)

  • Ca 80-85% korrekt tolkning. Fakturorna skannas/mailas till tolken via en e-postadress Centsoft tillhandahåller. 5 minuter senare finns fakturan tolkad och klar i Centsoft. Fakturan verifieras av kund i Centsoft i samband med kontering/utskick på attest. Mottag av e-faktura ingår.

Avancerad tolkning

  • 99,8% korrekt tolkning (verifiering ingår). Fakturorna skannas/mailas till tolken via en e-postadress Centsoft tillhandahåller. Man kan även ställa om sin fakturadress (svenska kunder/bolag) och låter vår skanningscentral ta emot posten, öppna den, skanna fakturorna och tolka data. Tolkning av extra fält kan väljas till mot extra kostnad (projektnummer/ordernummer/referens m.m.). Fakturor går sedan in i Centsoft Invoice. Fakturan syns i Centsoft ca 1,5 dag efter att den mailats in/ankommit per post till skanningscentralen. Mottag av e-faktura ingår.

 

§ 3 Arvode och betalning

Om kostnad för 3:e parts medverkan i införandeprojektet uppstår hanteras denna av Kunden.

Utöver nedanstående kostnad tillkommer kostnad för resa och logi vid utbildningstillfället om kunden skall utbildas på annan ort. I Centsoft Invoice ingår obegränsat antal användare.

Samtliga priser är i SEK och exklusive moms och fakturering sker kvartalsvis i förskott. En initial avstämning sker efter 3 månader. Om produktionstakten under de initiala 3 månaderna överstiger med 20 % mot avtalad volym måste nytt avtal för korrekt volym tecknas. Från 1 januari varje år revideras kostnaden i enlighet med SCB:s arbetskostnadsindex för tjänstemän.

Om kund valt ”avancerad tolkning” med skanning av postfakturor: Post som ej är fakturor och felaktigt hamnar hos skanningscentralen skickas vidare till kund för en kostnad av 45kr/försändelse.

Centsoft gör en avstämning av volymen efter 12 månader. Om volymen då överstiger den avtalade faktureras en snittkostnad per faktura +15% för överstigande volym.

Vid tillägg av ytterligare bolag tillkommer kostnad för konfiguration. Vänligen kontakta er säljare för pris.

 

§ 4 Förutsättningar

  • Att Kunden avsätter viss tid för utbildning, installation och generella frågor
  • Att installationstekniker från Centsoft får fjärråtkomst till servern där Kundens ekonomisystem finns installerat eller att Centsoft Invoice konfigureras i Centsofts molntjänst.
  • Att integrationsgränssnitt mot kundens ekonomisystem existerar, samt tillgång till tekniskt stöd från ekonomisystemsleverantören finns att tillgå. Eventuella kostnader för detta hanteras av kunden.
  • Om Centsoft installeras på Kundens egen server ansvarar Kunden för att backup av databas sker.
  • Om Kunden planerar ändringar i sitt befintliga affärssystem eller i servermiljö som kan påverka Centsoft ansvarar Kunden för att Centsoft support kontaktas så eventuellt arbete kan planeras in. Gäller även koppling till nytt ekonomi/affärssystem. Kostnad för arbete kan tillkomma.
  • Om förseningar uppstår, som ej beror på Leverantören, äger Leverantören rätt att påbörja fakturering efter 3 månader, om inget annat avtalats skriftligen.
  • Om kund är redovisningsbyrå äger rätt att sälja vidare Centsoft till bolag där redovisningsbyrån hanterar den löpande bokföringen. Bolag, där redovisningsbyrån ej hanterar den löpande bokföringen, skall hänvisas till eget avtal med Centsoft.

 

§ 5 Ansvar för skada eller förlust

Leverantören ansvarar inte för indirekt skada eller förmögenhetsskada som uppkommit för

Kunden eller tredje man till följd av detta avtal. Eventuellt vite är begränsat till

högst det belopp som motsvarar det lägsta av 10 basbelopp enligt lagen om allmän försäkring

eller 50 % av den sammanlagda ersättning som utgivits till Leverantören för uppdraget.

 

§ 6 Sekretess

Leverantören förbinder sig att under Avtalets giltighetstid och därefter till tredje man inte

avslöja sådan information som erhållits under uppdraget och som veterligen utgör

företagshemlighet eller som i övrigt kan vara till skada för Kunden.

 

§ 7 Avtalstid

Avtalet gäller från det att avtalet undertecknats av båda parter och därefter i tolv (12) månader.

 

§ 8 Uppsägning av avtal

Uppsägning sker senast 3 månader innan avtalets slutdatum. Om uppsägning inte sker förlängs avtalet med 12 månader i taget.

 

§ 9 Uppsägning vid konkurs

Vardera parten äger rätt att säga upp detta Avtal till omedelbart upphörande för det fall den

andra parten försätts i konkurs, trätt i likvidation, inlett ackordsförhandlingar eller inställt

betalningarna.

 

§ 10 Tvist

Eventuell tvist rörande tillämpning eller tolkning av detta avtal skall slutligt avgöras genom

skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts regler för förenklat

skiljeförfarande.

 

Support och service

Supportavtalets omfattning

Supportavtalet omfattar 1:a, 2:a och 3:e linjen support för Centsoft Invoice.

  • 1:a linjen (telefon och e-post samt användarfrågor)
  • 2:a linjen (tekniska problem av infrastrukturell karaktär)
  • 3:e linjen (support som kräver utvecklare)

Servicenivåer

  • Registrering av ärenden sker omedelbart och kunden får inom 4 timmar ett estimat på hur lång tid ärendet förväntas ta att lösa.

Supporttider

  • Telefonsupport (08-790 00 29) är tillgänglig mellan kl. 09.00 och 16.00. Övriga tider sker felanmälan och supportfrågor till support@centsoft.se.
  • För effektiv hantering av supporten måste Kunden namnge tre medarbetare från den egna organisationen. Endast dessa tre personer förväntas kontakta supporten. Övriga medarbetare kontaktar i sin tur någon av de tre namngivna personerna.

Årlig avgift för support och service

  • Ingår i månadskostnaden