CASE: Så här fick Björn Axén ordning på sina leverantörsfakturor

CASE: Så här fick Björn Axén ordning på sina leverantörsfakturor

 

”Vi sparar definitivt mer än vad det kostar”

Johan Asperyd, ekonomichef på Björn Axén

 

Innan hösten 2012 hanterade Björn Axén sina fakturor traditionellt. Ekonomiavdelningen tog emot pappersfakturor som skickades ut i organisationen för kontering och attest. I andra fall hamnade fakturorna direkt hos attesterande chefer som skulle skicka till ekonomi. Förfarandet komplicerades ytterligare av att Björn Axén bedriver verksamhet i fyra bolag och på fem fysiska adresser.

 

– Det blir lätt lite rörigt och svårt att hålla koll på var fakturorna finns, säger ekonomichef Johan Asperyd

 

– En faktura kan lätt bli liggandes på ett skrivbord och i värsta fall blir man medveten om dess existens först i samband med en påminnelse från leverantören.

 

Johan återkommer flera gånger till hur manuell hantering av fakturor lätt skapar viss osäkerhet i fakturahanteringen, vilket i sin tur påverkar kvaliteten i bokföringen, den övergripande ekonomiska kontrollen samt risken att försämra sitt förhållande gentemot leverantörerna.

 

Johan tog initiativet att införa Centsoft Invoice. En anledning var att minska arbetsbelastningen och få bort dubbelarbete. Företaget hade vuxit mycket och enligt Johan hade de behövt anställa fler på ekonomi om de inte hade infört Centsofts lösning.

 

Mindre tid och färre fel

 

En mycket positiv effekt av införandet av Centsoft Invoice är, enligt Johan, den enorma påverkan på deras arbetsbelastning.

 

– Vi sparar jättemånga timmar. Vi har inte räknat på hur mycket men vi sparar definitivt mer än vad det kostar, säger han.

 

Han nämner också fördelar som en avsevärt förbättrad kontroll på flödet, att precisionen i bokföringen ökat och att antalet fel minskat markant. De gör färre felsökningar, vilket sparar mycket tid, och när det trots allt blir fel så är det lätt att upptäcka var och varför.

 

Dessutom går attesterna snabbare. Påminnelser till attestanterna går ut automatiskt och administratören får en överblick över alla fakturor, var de är och vilken status de har.

 

– Möjligen ställer det högre krav på cheferna som måste kontera, säger Johan och förklarar att: tidigare kunde de lämna tomt och säga ’att det där lämnar jag till ekonomi’.

 

Trist att hantera fakturor…

 

Det Johans medarbetare uppskattar mest är överblicken över fakturorna och att arbetet blivit lättare. Nu kan de vara mer produktiva och får göra uppgifter som de är kvalificerade för.

 

– I och med att man inte längre behöver sitta och slå i en kontoplan i samband med kontering så har arbetet blivit roligare, säger Johan

 

För egen del tycker Johan att bokslutsprocessen blivit smidigare:

 

Han kan snabbt gå in i Centsoft och granska olika underlag, istället för att leta i pärmar. Det underlättar också vid sammanställningar om han till exempel sitter med marknadschefen som undrar något kring marknadsbudgeten.

 

Enkelt att införa

 

Björn Axén har sedan de började använda Centsoft 2012 bytt affärssystem och därmed varit med om att integrera Centsoft mot två olika system. Johan tycker att det i båda fallen gick förvånansvärt smidigt.

 

Johan upplevde också att medarbetarna var enbart positiva till förändringen och säger att: ”man lär sig systemet direkt, till och med nya lär sig direkt. Det finns ingen tröskel”

 

Varför Centsoft?

 

Det var Björn Axéns leverantör av kopiatorer och skrivare som rekommenderade Johan att utforska Centsoft. Han ville inte ha något komplicerat jättesystem och ville undvika en överinvestering.

 

Johan tror att Centsoft Invoice är en systemlösning som passar de flesta företag. Han är också nöjd med den snabba supporten och uppskattar att programvaran hela tiden utvecklas

 

– Det märks att de brinner för det de gör, säger han.

 

Johan känner ingen oro för driftsstopp eller störningar och menar att han inte oroar sig ”mer än för någon annan tjänst som till exempel internetbanker”.

 

Sammanfattningsvis lyckades Johan med hjälp av Centsoft Invoice minska arbetsbelastningen på ekonomiavdelningen. Johan själv upplever att han fått större kontroll och att det varit tillfredsställande att kunna forma ett roligare arbete för medarbetarna.

 

 

Vill du få inblick i hur Centsoft Invoice ser ut och fungerar? Boka en kostnadsfri demo med en av våra systemexperter genom att fylla i formuläret nedan.