Björn Axén logotyp

CASE: Full kontroll över fakturorna hos Björn Axén

Anrikt hälsa och skönhetsbolag uppdaterar sina interna processer för att öka effektiviteten.

Björn Axén

Med fem bolag på fyra olika platser blev manuell hantering av leverantörsfakturor tidskrävande och svårkontrollerat för Björn Axén som 2012 automatiserade processen med Centsoft Invoice.
Björn Axén Centsoft case

Från ordnat kaos till kontroll

Ekonomiavdelningen tog emot pappersfakturor som skickades ut i organisationen för kontering och attest. I andra fall hamnade fakturorna direkt hos attesterande chefer för att skickas till ekonomi. ”Det blev lätt lite rörigt och svårt att hålla koll på var fakturorna fanns. En faktura kunde bli liggandes på ett skrivbord och i värsta fall upptäckas först när en påminnelse från leverantören kom”, berättar ekonomichef Johan Asperyd. Idag har Björn Axén full kontroll på var fakturorna befinner sig, vem som ska attestera och när fakturan förfaller till betalning.

 

 

Centsoft ger Björn Axen utrymme för tillväxt

Företaget har haft en tillväxt på 50% de senaste fem åren men tillväxten har inte påverkat ekonomiavdelningens storlek då Centsoft Invoice ersätter mycket av det tidigare manuellt utförda arbetet. ”Tack vare kontrollen i attestflödet och precisionen Centsoft ger i bokföringen har antalet fel minskat markant och vi spar mycket tid” berättar Johan Asperyd. Företaget har under de här åren även bytt affärssystem vilket gick smidigt då fakturaprocessen redan var etablerad och Centsoft Invoice enkelt integrerades mot det nya systemet.

 

 

”Vi sparar definitivt mer än det kostar”

En mycket positiv effekt är, enligt Johan, den enorma påverkan på deras arbetsbelastning. ”Vi sparar jättemånga timmar. Vi har inte räknat på hur mycket men definitivt mer än vad det kostar”, säger han. Dessutom går attesterna snabbare. Påminnelser till attestanterna går ut automatiskt och administratören får en överblick över alla fakturor, var de är och vilken status de har.

Tack vare kontrollen i attestflödet och precisionen Centsoft ger i bokföringen har antalet fel minskat markant och vi sparar mycket tid.

Johan Asperyd, Ekonomichef på Björn Axén

Tydliga kvalitetsvinster

Johan återkommer flera gånger till hur manuell hantering av fakturor lätt skapar viss osäkerhet i fakturahanteringen, vilket i sin tur påverkar kvaliteten i bokföringen, den övergripande ekonomiska kontrollen samt risken att försämra sitt förhållande gentemot leverantörerna. Det Johans medarbetare uppskattar mest är överblicken över fakturorna och att arbetet blivit lättare och roligare. Nu kan de vara mer proaktiva och göra uppgifter som de är kvalificerade för.

”I och med att man varken behöver jaga fakturor på vift eller slå i en kontoplan i samband med kontering så har arbetet blivit roligare”, säger Johan. För egen del tycker Johan att bokslutsprocessen blivit smidigare då all information finns i Centsoft Invoice istället för i pärmar eller på någons skrivbord.

FÅ EN GRATIS DEMO

Demo formulär

Kom igång direkt

Det är enkelt att komma igång med Centsoft. För att underlätta kan vi hjälpa dig genom en gratis demo.

Börja här

Fyll i formuläret så återkommer vi inom kort med en demo. En av våra kunniga medarbetare hjälper er att snabbt komma igång.

Upptäck mer

Upptäck hur Centsoft kan underlätta för flera delar i din organisation och anpassas för just ert arbetssätt.