Fakturascanning – Skanna in leverantörsfakturor

Vår fakturascanning används dagligen av över 25 000 användare. Du kan spara tid, pengar och resurser när du skannar dina fakturor direkt. Med Centsoft får du en färdig integration av fakturaskanning i ditt ekonomisystem.

fakturascanning illustration centsoft

Fakturascanning löser många problem

Fakturaskanning innebär att en mjukvara läser och tolkar information på en faktura eller ett kvitto – exempelvis uppgifter om fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp, faktura- och förfallodatum. Pappersdokument måste först digitaliseras, t ex genom att de fotas i en app, e-postas eller läses av med en skanner.

fakturascanning av fysiska fakturor

Många fördelar med fakturascanning

Fakturascanning är automatisering när den gör som mest nytta. Få medarbetare gillar det analoga alternativet när det finns hjälpmedel, som kan göra samma jobb snabbare, smidigare och säkrare. Den som tidigare stansat fakturor kan då istället jobba med andra, mer kreativa uppgifter. Du får också kontroll på hela flödet av leverantörsfakturor.

 

Risken att de tappas bort eller att betalningar försenas minimeras. Kostnaderna blir lägre genom framförallt ett snabbare arbetsflöde och minskad tidsåtgång. Du kan också attestera när du vill på datorn, på plattan eller i mobilen. Säkerheten ökar genom att inga fakturor betalas via ekonomisystemet utan föregående granskning och attestering.

fakturaskanning ger gladare medarbetare

Fakturascanning med olika grad av eget arbete

Du kan skanna själv i ett skanningsprogram eller en modul och lägga in uppgifter som moms, belopp, betalningssätt etc i programmet manuellt. Bilden kan tolkas åt dig med olika typer av program, så att uppgifterna hamnar på rätt plats på fakturan automatiskt. Hela proceduren kan också skötas åt dig, genom att fakturan går till en skanningsleverantör.

 

Ditt företag kan använda sin redovisningsbyrå som fakturaadress och låta byrån ta hand om till exempel ankomstregistreringen. Ditt företag behöver inte blandas in förrän det är dags för attestering. Man kan även lägga in automatisk kontering av leverantörsfakturorna i vårt system för fakturaskanning innan de skickas vidare för attest.

Det finns även stora möjligheter i vissa program till projektuppföljning och redovisning på kostnadsställen. Du kan då enkelt mäta kostnader för olika delar av ett stort projekt eller en komplex verksamhet genom att bokföra fakturorna med en specifik information som en kod.

 

Scanning av leverantörsfakturor med ReadSoft

Räkna alltid med att det tar tid att skapa nya rutiner. Snabbaste vägen är att inte behöva ställa om fakturaadressen. Vår mjukvara ReadSoft är utmärkt om ni vill scanna fakturorna själva. Vi rekommenderar i annat fall en lokal scanningbyrå. Vi kan också hjälpa med kontakter till sådana i olika länder. Fakturabild och fakturainformation överförs automatiskt till oss oavsett vilken väg du väljer för att scanna fakturor.

 

Läs mer om vår mottagning av fakturor fungerar

Fakturascanning i Readsoft – steg för steg

Så här går inscanning av leverantörsfakturor i vårt program till:
  • Leverantörerna skickar sina fakturor till dig som vanligt, eller mailar en PDF-faktura
  • Pappersfakturorna scannas och PDF-fakturorna hämtas upp. ReadSofts programvara tolkar för automatisk inläsning. Den kan även kan läsa fakturainformation på radnivå (artiklar, pris, antal osv).
  • ReadSoft återkopplar de fält som inte tolkats till 100 procent, så att man kan kontrollera en extra gång innan fakturan skickas vidare för kontering och attest.
  • Systemet sorterar dina fakturor och jämför med data i ditt ERP-system, där det integreras sömlöst.
  • Systemet utvecklas ständigt vad gäller snabbhet och precision

Vår fakturascanning är enkel

Man lär sig systemet med fakturaskanning direkt, även nyanställda som kommer till oss. Det finns ingen tröskel, det är bara att köra igång.

 

– Johan Asperyd, Björn Axén

Fler funktioner

I Centsoft Invoice finns det flera funktioner för att effektivisera er hantering av leverantörsfakturor. Läs mer om de olika funktionerna nedan.

Registrering i ditt ekonomisystem

Med Centsoft sköts bokningen av fakturorna helt automatiskt. Ni konterar och attesterar online i Centsoft och när allt är klart så exporteras fakturorna automatiskt till ekonomisystemet. Enklare blir det inte!

Mer info

Avancerat sök

Glöm pärmar och hårddiskar med fakturor – i Centsoft hittar du och dina medarbetare era fakturor snabbt. När ni fått fram ert sökresultat finns det en mängd smarta funktioner som gör att ni kan jobba vidare med fakturorna.

Mer info

FÅ EN GRATIS DEMO

Demo formulär

Kom igång direkt

Det är enkelt att komma igång med Centsoft. För att underlätta kan vi hjälpa dig genom en gratis demo.

Börja här

Fyll i formuläret så återkommer vi inom kort med en demo. En av våra kunniga medarbetare hjälper er att snabbt komma igång.