Så fungerar det
Med Centsoft Invoice får du marknadens modernaste system för att hantera leverantörsfakturor. Det är ett kraftfullt men ändå enkelt system att jobba i, och det fungerar för alla typer av företag oavsett storlek.
Det är enkelt att komma igång och jobba med elektroniska fakturor i Centsoft Invoice i tre enkla steg.
1.
Hur förenklas din mottagning av fakturor?
För att få in fakturan i flödet kan du välja mellan två alternativ - skanningscentral eller mottagning av faktura via e-post adress.
Väljer du skanningscentral får du en ny fakturadress från Centsoft. Du ber dina leverantörer skicka både pappers- och pdf-fakturor till den nya adressen. Vi postöppnar, skannar, tolkar och ser till att du får in fakturan i Centsoft Invoice där du sedan konterar och attestera fakturan.
Alternativet är att du skannar dina fakturor till en e-post adress. Då får du fakturorna tolkade automatiskt och därefter dyker dom upp i Centsoft Invoice. Du kan även ge e-postadressen direkt till dina leverantörer så kan de skicka fakturor som pdf direkt. På så vis slipper företaget mängder av post- och pappershantering.
Som komplement till ovanstående två alternativ kommer du också ta emot en del av dina fakturor som EDI-fakturor. Centsoft Invoice ser vilka leverantörer som kan skicka EDI-fakturor och kan automatiskt ställa om från pappersfaktura till elektronisk faktura.
2.
Fakturorna hanteras i Centsoft Invoice
Centsoft Invoice kommer du åt från din dator, smartphone eller surfplatta. Här matchas fakturan mot rätt leverantör, konteras och attesteras.
Systemet konfigureras utifrån er attestgång, och fakturan går att dela upp på flera konteringsrader och kan skickas till olika personer. Rätt personer får på så sätt åtkomst till att attestera direkt online, via sina webbläsare var de än befinner sig. En stor del av arbetet med kontering är i Centsoft Invoice automatiserat. Vi kan läsa av informationen på din faktura och presentera förslag på konteringar som ni sedan godkänner eller ändrar på om det behövs.
Det är enkelt att följa status på fakturorna och att få ut olika typer av rapporter. I och med att alla fakturor finns digitalt är de också sökbara i systemet.
3.
Integration mot ditt ekonomisystem
Centsoft Invoice är helt integrerat mot ditt befintliga ekonomisystem, vilket innebär att allt du gör i Centsoft automatiskt överförs in i ekonomisystemet utan manuell handpåläggning.
Centsoft hämtar också automatiskt inställningar från ekonomisystemet för de register som behövs för att kunna bokföra en faktura, som exempelvis leverantörsregister, kontoregister och valutor. När fakturan sedan är konterad och klar i Centsoft så går den direkt över och hamnar i ekonomisystemet och är klar för betalning
Automatisk omställning till EDI-faktura för de leverantörer som kan skicka sådana.
Välj mellan att skanna själv eller ställa om fakturaadressen till vår skanningscentral
Alltid tolkning av fakturor – ni slipper knappa in belopp, datum, fakturanummer m.m.
Automatisera konteringsarbetet med konteringsmallar, hämta tidigare använda konteringar från samma leverantör och helt automatiserade förslag på kontering av återkommande fakturor.
Sök på all information i fakturorna, inte bara de konton du konterat på eller den leverantör du fått fakturan från.
Bygg dynamiska attestflöden - skicka ut fakturan på attest till en eller flera samtidiga attestanter. Ange beloppsgränser för olika attestnivåer.
Kreditkortsfakturor kan enkelt konteras i excel och importeras i Centsoft Invoice.
Attestera fakturan via dator eller mobiltelefon.
Inget dubbelarbete - transparant integration mot ert ekonomisystem.
Rapportfunktioner för att enkelt sammanställa och skriva ut flera fakturor.
Periodhantering för att undvika att fakturor bokförs i fel period.
Fastighetsmoms – funktion för att skapa momsnycklar för fastighetsbolag.
Flagga fakturor – hjälp ekonomiavdelningen att skapa aktivitetslistor för vidarefakturering, dra på lön m.m.
Matchning av faktura mot inleveranser.
Automatisera hela flödet
Centsoft Invoice går att anpassa helt efter dina behov, och du skapar enkelt flöden som automatiserar processen för attest. Vi hjälper dig att sätta upp konfigurationen mot ditt ekonomisystem och att anpassa efter dina rutiner och arbetssätt. Systemet kan bland annat matchas mot inleveranser och inköpsordrar från ditt ekonomisystem.
Själva tolkningen av fakturorna kan ske på olika sätt, du kan till exempel använda en tjänst för tolkning i molnet eller välja att skanna via skanningscentral.
Barnsligt enkel användarvänlighet
Du kommer snabbt igång att arbeta i Centsoft. Det är ett användarvänligt system med ett intuitivt arbetsflöde som gör det enkelt för dig att komma igång.
Vid installationen hjälper vi dig ställa in de nödvändiga grundinställningarna för systemet, och vi ger dig en grundlig genomgång över hur systemet fungerar.
I och med att det är lätt att sätta sig in i systemet så kräver det också väldigt små utbildningsinsatser för ekonomipersonal och attestanter. Det gör också att det är enkelt att ta in tillfällig arbetskraft på ekonomiavdelningen.
